Comment élaborer un plan de continuité des activités

Malheureusement, les entreprises ne reçoivent pas d’avertissement avant un événement catastrophique. Quel que soit l’événement, une violation de données, une catastrophe naturelle, une crise des soins de santé ou tout autre événement perturbateur, les incidents se produiront toujours sans préavis. Dans certains cas, ces incidents pourraient signifier la fin d’une entreprise. Selon l’Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA), « 40% des petites entreprises ne rouvrent jamais après une catastrophe, et 25%, qui rouvrent, échouent dans l’année. »

Bien que les catastrophes ne soient jamais faciles à gérer, les entreprises peuvent prendre des mesures dès maintenant pour limiter l’impact d’un événement catastrophique. L’une de ces choses consiste à élaborer un plan de continuité des activités (PCA). Les PCA fournissent aux organisations un plan d’action en cas de perturbation.

Les PCA ne sont pas universels. Selon les besoins d’une organisation, le plan pourrait couvrir le personnel, l’inventaire clé et tout autre élément jugé important pendant une crise. Le plan ne sera pas un simple document d’une page. Au contraire, il impliquera plusieurs aspects de l’entreprise et sera rédigé d’une manière qui a du sens pour tout employé, quel que soit le niveau.

En ayant un PCA en place, les entreprises peuvent se préparer à des événements défavorables et imprévisibles. Voici comment une entreprise peut créer son propre plan de continuité d’activité.

1. Créez une liste de contrôle.

Réfléchissez bien à ce que vous souhaitez inclure dans votre BCP et commencez à compiler toutes les pièces nécessaires dans une liste de contrôle. Assurez-vous d’inclure des éléments comme les processus critiques, le personnel responsable et un plan de communication. Au-delà de ce qui est inclus dans le plan, réfléchissez à la façon dont le plan pourrait changer en fonction de la situation. Où sera situé le plan en cas d’urgence? Ce sont toutes des choses qui doivent être établies avant d’aller de l’avant avec un PCA.

2. Créez la bonne équipe.

Développer un BCP n’est pas un travail pour une seule personne, et vous ne voulez pas inclure trop de contributeurs. Au lieu de cela, les organisations devraient réfléchir à qui participe à l’élaboration d’un PCA. L’intégration d’individus de différents départements, rôles et niveaux garantira que toutes les voix soient entendues. Peu importe qui est impliqué, il doit y avoir un niveau de soutien de la part des dirigeants d’entreprise. Sans leur adhésion, le BCP sera finalement au point mort et ne sera pas une priorité absolue pour le reste des individus impliqués.

3. Identifiez les secteurs d’activité critiques.

Pour cette étape, les organisations doivent évaluer leur entreprise dans son ensemble, y compris les actifs, les personnes et les processus, ainsi que les dommages qu’une interruption potentielle pourrait causer à chacun d’eux. Pour commencer, jetez un œil à ce qui génère des revenus pour l’entreprise et quels clients seraient affectés par des perturbations importantes dans ces différents domaines d’activité. À partir de là, les entreprises peuvent commencer à se faire une idée de l’impact financier potentiel et utiliser ces informations pour développer un PCA efficace qui préserve les aspects critiques de l’entreprise.

4. Rassemblez les morceaux.

Une fois les étapes précédentes terminées, il est temps de rassembler toutes les pièces et de connecter les bonnes personnes aux fonctions commerciales appropriées du plan. La communication est importante au cours de ce processus et le restera au moment d’exécuter le BCP. Comme mentionné précédemment, établir clairement qui sera en charge de ce qui contribuera à augmenter les chances d’une entreprise de continuer sans hoquet.

5. Testez, révisez, testez. Répétez ensuite.

Une fois que vous avez créé un projet de BCP, vous pensez peut-être que le travail est terminé. Cependant, pour être vraiment prêtes à tout, les entreprises doivent continuer de tester le BCP pour s’assurer que toutes les parties impliquées sont prêtes dans toutes les situations. Prenez le temps de trouver les points faibles du plan et corrigez-les si nécessaire ou, si les tests ne se déroulent pas aussi bien, envisagez de tout recommencer. Même lorsque le plan est finalisé et approuvé, les organisations doivent revoir le PCA sur une base continue pour s’assurer qu’il est toujours à jour. La fréquence des tests sera unique à chaque entreprise, mais assurez-vous de tester au moins deux fois par an. »

Il n’y a aucun moyen de prédire parfaitement quand une entreprise connaîtra un événement catastrophique. En ayant un PCA en place, les organisations peuvent se sentir préparées sachant qu’il existe des lignes directrices sur la façon de gérer un événement indésirable afin qu’elles puissent émerger encore plus fort qu’auparavant.